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EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES | FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES

 FINALIDAD

• Enviar mensajes con contenidos de notificaciones, invitación a eventos, y a la participación de espacios de conexión virtual o presencial, alianzas, convenios e iniciativas relacionadas con la toma de decisiones para el acceso e ingreso a programas de educación superior e información relativa al portafolio de servicios de la Entidad y a los procesos asociados a cada uno de los servicios, a través de correo electrónico, mensajes de texto, redes social o cualquier otro canal oficial de comunicación del FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES.
• Atención y respuesta de Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD).
• Realizar transferencia de datos personales a cualquier otra entidad con quienes FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES. suscriba alianzas, convenios y/o contratos que tengan por objeto de fortalecer la gestión administrativa y ampliar la oferta de productos y servicios.
• Grabación de imágenes, voz o cualquier otro registro que sirva de soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memorias de los eventos, audiencias realizadas y atención de PQRSD.
• Dar tratamiento a los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico.
• Realizar transferencia de datos personales a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, así como a cualquier otra entidad con la cual el FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES suscriba alianzas, convenios y/o contratos que tengan por objeto de fortalecer la gestión administrativa y ampliar la oferta de productos y servicios.
• Enviar mensajes con contenidos empresariales, notificaciones, información de estados de cuenta, información relativa al portafolio de servicios, a través de correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales o cualquier otro canal oficial de comunicación del FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES.
• Desarrollar campañas, actividades de divulgación, capacitaciones y programas.
• Actualizar bases de bases de datos.
• Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, relacionados con los servicios que presta la empresa.
• Presentar información solicitada por los entes de control que permitan dar cumplimiento a las exigencias legales y a los análisis estadísticos requeridos a la Entidad.
• Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales y contables.
• Grabación de imágenes, voz o cualquier otro registro que sirva para soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución, audiencias realizadas, en atención de PQRSD.
• Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso, de acuerdo con la Ley y en el marco de las funciones que lo son atribuibles al FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES.
• Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los funcionarios y exfuncionarios de la Entidad.
• Adelantar las actividades propias del área de Talento Humano, de acuerdo con el Manual de Funciones y para uso de aquellas inherentes a la relación y reglamentación que se tiene con la vinculación contractual.
• Circular la información con el fin de atender afiliaciones, pagos y requerimientos del Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales.
• Para inscripciones a actividades del programa de bienestar social ante la Caja de Compensación o encargado tanto del funcionario, como de sus familiares.
• Para expedición de certificados laborales y certificados de ingresos y retenciones.
• Para efectuar las verificaciones que correspondan previo al pago de nómina.
• Para adelantar todas aquellas laborares que por la operación del Instituto y la legislación vigente requieran el manejo de la información previamente recolectada.
• Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.
• Informar y comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por la Empresa por los medios y en las formas que se consideren convenientes.
• Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con éstos.
• El tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

INTRODUCCION

 

La Constitución Política de Colombia establece en el artículo 15 “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015), entre otros. En cumplimiento de las anteriores disposiciones el FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES ha elaborado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todos los funcionarios, contratistas, pasantes o personal de los proveedores que realicen tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la Empresa, la cual contiene los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

 

FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES, identificado con NIT 901.218.455, con sede principal en la Carrera 44 No. 50 – 105 en la ciudad de Barranquilla, Portal Web FPNORSAS.COM, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, que obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con la Entidad, conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia.

 

OBJETIVO

 

Instaurar los lineamientos que garanticen el adecuado tratamiento, la debida protección de los datos personales que trata el FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES en sus procesos y el cumplimiento normativo en esta materia.

 

DESTINATARIO

 

Esta política está dirigida a los empleados, Contratistas, Aliados Estratégicos y Pasantes a los que el FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES realice el tratamiento de sus datos personales, en relación con su vínculo y actividades realizadas dentro de este.

 

Al personal de los proveedores y aliados estratégicos que realicen tratamiento de los datos personales o reciban, atiendan y den respuesta directa o indirectamente a las peticiones de información relacionadas con el tratamiento y protección de datos personales, para los cuales esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento.

 

ALCANCE

 

Dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.

 

Realizar un tratamiento adecuado de los datos personales, dando cumplimiento a los deberes como responsable y garantizando los derechos de los titulares de la información.

 

DEFINICIONES

Área responsable de protección de datos: Es el área dentro de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación del Programa Integral de Protección de Datos Personales.
 

Área responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos y consultas: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por la Oficina administrativa y el área jurídica de la empresa.
 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 

TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES

 

A través de esta política, FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos, de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual.

Los datos personales solicitados directamente por otras entidades con quien el FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES realiza convenios laborales serán responsabilidad directa de la Entidad.

Los datos personales registrados en las bases de datos del FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES son sometidos a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

En cumplimiento de deberes legales, la Entidad podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. La Entidad velará por el correcto tratamiento de datos personales de los menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

 

1. AUXILIAR DEL TITULAR DEL DATO

FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES recolecta, almacena, procesa, usa, suprime, coteja, busca, actualiza, transmite y transfiere la información personal, requiriendo previamente el consentimiento libre, expreso e informado del titular de la misma. La autorización es una certificación que informa al titular de los datos personales acerca de:

• El tratamiento de sus datos personales
• Finalidades del tratamiento.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados que tiene el titular del dato.
• Solicitud explicita de autorización sobre recopilación de datos sensibles.
• Solicitud de autorización sobre recopilación y tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento

FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES conserva prueba de la autorización otorgada por los titulares de la información para el tratamiento de datos personales (Decreto 1074 de 2015). Estas evidencias están almacenadas de la siguiente manera:

 

• Los formatos físicos utilizados en la recolección de datos personales

 

2. DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

 

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Entidad. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado por la Empresa FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de la Entidad o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales, que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

3. DEBERES DE FP LOGISTICA Y SOLICIONES INTELIGENTES COMO RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS

 

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

4. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE LAS PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS

 

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización serán atendidas por la Oficina administrativa y área jurídica, en los siguientes canales:

 

• Líneas de atención telefónica
  • Barranquilla: (605) 3093880 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 1:00 p.m.
    
    

5. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

 

Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, se puede realizar la consulta por medio de nuestros canales de atención establecidos en la presente política. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre del FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

 

MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado en el Portal Web de la Entidad. Además, se conservarán las versiones anteriores a la presente políticas de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de estos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la política.

 

VIGENCIA DE POLITICA DE TRATAMIENTOS

 

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del 01 del mes de abril de 2025, aprobada por la Junta Directiva de FP LOGISTICA Y SOLUCIONES INTELIGENTES, mediante acta de asamblea 014 de fecha 16 de abril del 2025.